Als bestuurder van een BV of NV heeft u jaarlijks een belangrijke taak: het opmaken, laten vaststellen en deponeren van de jaarrekening. Hoewel dit misschien als een administratieve last voelt, is het cruciaal voor uw bedrijf en uzelf.
Een jaarrekening geeft inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf. Voor grotere bedrijven of concerns kan ook een geconsolideerde jaarrekening nodig zijn. Het is essentieel om deze documenten zorgvuldig op te stellen, omdat ze niet alleen een wettelijke verplichting vormen, maar ook belangrijke informatie verschaffen aan aandeelhouders en investeerders.
Het proces rondom de jaarrekening
Het proces verloopt grofweg in drie stappen. Eerst moet u als bestuurder de jaarrekening opmaken binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. Lukt dit niet? Dan kunt u uitstel aanvragen bij uw aandeelhouders voor maximaal vijf extra maanden. Het is belangrijk om hierbij rekening te houden met de oproeptermijnen voor aandeelhoudersvergaderingen. Bij een BV moet een vergadering minimaal acht dagen van tevoren worden aangekondigd, bij een niet-beursgenoteerde NV is dit vijftien dagen.
Na het opmaken moet de jaarrekening worden vastgesteld door de aandeelhouders. Dit heet ‘vaststellen’. Hiervoor geldt geen harde deadline, maar het moet wel gebeuren voordat u kunt deponeren. Het is belangrijk dat alle bestuurders (en tevens de leden van de RvC, indien aanwezig) de jaarrekening ondertekenen als blijk van instemming. Ontbreekt een handtekening, bijvoorbeeld door ziekte of onenigheid? Dan moet dit expliciet worden toegelicht in de toelichting op de jaarrekening.
Deponeren en de gevolgen van niet-naleving
Binnen acht dagen na vaststelling moet u de jaarrekening indienen bij de Kamer van Koophandel. Let op: de uiterste datum voor deponering is twaalf maanden na het einde van het boekjaar van de onderneming. Het niet naleven van deze verplichting kan verstrekkende gevolgen hebben, zowel voor de onderneming als voor u persoonlijk.
- Bestuurlijke boetes en sancties
Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening wordt beschouwd als een economisch delict en kan leiden tot forse boetes. - Omkering van de bewijslast bij faillissement
Een van de meest ernstige gevolgen is dat het niet tijdig publiceren van de jaarrekening een vermoeden van onbehoorlijk bestuur kan opleveren. Dit betekent dat wanneer de onderneming failliet gaat, de bewijslast wordt omgekeerd. In plaats van dat de curator moet aantonen dat er sprake was van wanbestuur, moet ú bewijzen dat u als bestuurder zorgvuldig heeft gehandeld. - Persoonlijke aansprakelijkheid
Als onbehoorlijk bestuur wordt vastgesteld en het faillissement (mede) het gevolg is van uw nalatigheid, kan iedere bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de schulden van het bedrijf. Dit betekent dat schuldeisers zich op het privévermogen kunnen verhalen. De aansprakelijkheid kan terugwerken tot drie jaar voorafgaand aan het faillissement. - Bestuursverbod
In ernstige gevallen kan de rechter een bestuursverbod opleggen, waardoor u voor een periode van maximaal vijf jaar geen bestuurder meer mag zijn van een onderneming. Dit gebeurt vooral wanneer er sprake is van herhaaldelijk wanbestuur of fraude.
Conclusie en praktische tips
Het op tijd deponeren van de jaarrekening is meer dan een formaliteit. Het beschermt u als bestuurder tegen persoonlijke en juridische risico’s en toont aan dat u uw zaken goed op orde heeft. Dit is bijvoorbeeld ook van belang als de onderneming wordt verkocht.
Door alert te zijn op deze jaarlijkse verplichting, zorgt u niet alleen voor een gezonde bedrijfsvoering, maar beschermt u ook uzelf als ondernemer. Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
