Door de snelle technologische ontwikkelingen wordt het voor ondernemers steeds makkelijker om alles in de organisatie te monitoren. Dus ook de prestaties en het gedrag van de werknemers. Denk maar aan GPS-tracking van bedrijfsauto’s, volgsoftware op de laptops, geautomatiseerde tijdregistratie en camerabeelden. Vaak zijn daar AI-systemen aan gekoppeld die opvallend gedrag eruit pikken. Wat veel ondernemers daarbij vergeten is een privacy-check: Mag zo’n systeem eigenlijk wel gebruikt worden? En wanneer gaat het te ver?

Wat zijn de regels hierover?

Omdat u gegevens verwerkt van werknemers, gelden de privacyregels uit de AVG. Een greep uit de belangrijkste regels:

• Er is een goede reden nodig om personeelsgegevens te verwerken én u mag ze vervolgens niet voor andere doelen gebruiken.
• Er mag geen minder ingrijpende manier zijn om dit doel te bereiken.
• U mag niet méér gegevens verzamelen dan echt noodzakelijk is en moet deze wissen zodra ze niet meer nodig zijn.
• U moet werknemers inzage geven in hun gegevens, wanneer zij daarom vragen.
• Werknemers moeten vooraf geïnformeerd zijn over het monitoren of de mogelijkheid daarvoor

Wilt u bijvoorbeeld efficiëntere routes indelen in het magazijn? Dan is een persoonlijke GPS-tracking van magazijnmedewerkers waarschijnlijk niet nodig, omdat dit ook op minder ingrijpende manieren gerealiseerd kan worden. En zijn er beveiligingscamera’s in het bedrijf? Dan mogen deze niet gebruikt worden voor het beoordelen van de werknemers.

Belangenafweging

Doorgaans moet er ook een belangenafweging worden gemaakt. Welk belang heeft de organisatie bij dit nieuwe systeem en weegt dat wel op tegen het privacyrecht van de werknemer? Wilt u bijvoorbeeld toetsaanslagen op de laptops volgen om te meten wie er het hardste werkt? Dan is dat niet toegestaan. Daar kan ten eerste vaak geen conclusie aan verbonden worden en het gaat waarschijnlijk veel te ver voor dit doel. Maar is er een vermoeden van (uren)fraude? Dan zou het bij een specifieke medewerker waarschijnlijk wel gevolgd mogen worden.

Deze belangenafweging moet ook vastgelegd worden, zodat het later verantwoord kan worden als het nodig is. Bij ingrijpende systemen (zoals camerabeelden en GPS-tracken) moet vaak een extra risicoanalyse (DPIA) uitgevoerd worden. Tot slot heeft de OR ook zeggenschap over de invoer van zo’n systeem. Vergeet dus niet om deze tijdig te betrekken.

Wat kan er misgaan?

Het is heel belangrijk om vóór het invoeren van een volgsysteem of monitoring, de bovenstaande stappen te doorlopen. En alles goed vast te leggen in een privacybeleid. Is dat niet in orde, dan riskeert u:

• Een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Die kan oplopen tot € 20 miljoen
• Schadevergoeding claims van werknemers op grond van privacyschending
• Het niet mogen gebruiken van de (dure) systemen, op last van de rechter of de AP
• Het niet mogen gebruiken van de personeelsinformatie, ook niet in ontslagdossiers.
• Arbeidsconflicten en dure ontslagkwesties, omdat u als slecht werkgever wordt aangemerkt

Conclusie

Monitoring van werknemers – via camera’s, digitale sporen of GPS – is niet onbegrensd toegestaan. De AVG stelt strakke eisen en het moet gepaard gaan met een zorgvuldige belangenafweging.

Praktische tips

• Breng het doel van de monitoring scherp in kaart
• Stel een duidelijk privacyreglement op voor de medewerkers
• Evalueer regelmatig of het nog nodig is
• Laat u vóóraf adviseren of het systeem voldoet aan de regels

Advies nodig?

Advies nodig? Wilt u zeker weten dat het monitoren van uw werknemers binnen de grenzen van de AVG blijft? Onze specialisten helpen u bij het opstellen van een helder privacybeleid. Neem gerust contact met ons op via ondernemen@jurato.nl of bel naar 085 160 29 00. Wij denken graag met u mee over een praktische en juridisch verantwoorde oplossing.