Zorgplicht en exit-ondersteuning door IT-leveranciers

Odernemingen in alle sectoren zijn steeds vaker afhankelijk van digitale oplossingen. Virtualisatieplatformen, cloudopslag of (branche-)specifieke software is vaak niet meer weg te denken uit de dagelijkse bedrijfsvoering. De afhankelijkheid van een bepaald softwaresysteem, en dus ook van de partij die het levert, is vaak groot, bedrijfskritische processen kunnen soms enkel draaien door software van één partij (tip: lees hier meer ‘vendor lock-in’ en wat je daartegen kunt doen).

Zorgplicht van IT-leveranciers

Het uitgangspunt is dat een IT-leverancier in beginsel de vrijheid heeft om zijn productaanbod en prijzen te wijzigen. Wanneer klanten in hoge mate afhankelijk zijn van een softwareproduct, wordt verwacht dat de leverancier zorgvuldig handelt. Dat betekent:

Vroegtijdige en duidelijke communicatie over wijzigingen in productondersteuning of licentievormen.
Het bieden van redelijke alternatieven als bestaande ondersteuning stopt of voorwaarden wijzigen.
Ruimte bieden voor een zorgvuldig traject naar een andere oplossing, met voldoende technische en organisatorische begeleiding.

Dit gaat verder dan louter commerciële belangen. De continuïteit van de afnemer speelt bij de juridische beoordeling een grote rol.

Vaak ontbreken expliciete afspraken over exit-ondersteuning in contracten met IT-leveranciers. Exit-ondersteuning houdt in dat de leverancier meewerkt en ondersteuning biedt wanneer de klant overstapt naar een ander systeem of leverancier, zodat de dagelijkse bedrijfsvoering gewaarborgd blijft.

Illustratie: De zaak Rijkswaterstaat tegen Broadcom/VMWare

Recent oordeelde de rechtbank Den Haag dat een IT-leverancier zijn zorgplicht schond door wijzigingen te laat te communiceren en te weinig exit-ondersteuning te bieden. Rijkswaterstaat was volledig afhankelijk van VMWare-software, maar werd plots geconfronteerd met een prijsverhoging en het wegvallen van support. De rechter oordeelde dat de leverancier onvoldoende tijd en ondersteuning bood bij de overstap naar een andere provider, en verplichtte tot doorlopende ondersteuning en actieve exit-begeleiding.

Praktische lessen voor ondernemers

Leg afspraken over exit-ondersteuning vast in het contract.
Vraag tijdig duidelijkheid over te verwachten (prijs)wijzigingen in software- en supportmodellen of communiceer dit tijdig naar je afnemers.
Monitor de mate van afhankelijkheid van leveranciers en anticipeer op mogelijke risico’s.
Stel altijd kritische vragen over de lifecycle van producten en hoe een veilige overstap eruit ziet.

Maak exit-ondersteuning en zorgplicht bespreekbaar in contractonderhandelingen. Daarmee bouwt u aan continuïteit, ook als de relatie met uw leverancier verandert. Dat voorkomt verrassingen én juridische procedures.

Let op: op 12 september 2025 treedt de Europese Data Act in werking. Op grond van artikel 25 zijn aanbieders van dataverwerkingsdiensten verplicht om schriftelijke afspraken te maken over een exit-procedure. Houd onze LinkedIn-pagina in de gaten voor een handige checklist over de Europese Data Act!