Bij het opstellen van IT-overeenkomsten is het cruciaal om de ‘scope’ – oftewel de reikwijdte en omvang van het project – nauwkeurig te definiëren. De scope beschrijft precies wat wel en niet binnen het contract valt. Dit is essentieel, omdat veel partijen bij aanvang van een samenwerking vaak geen helder beeld hebben van hun exacte wensen, de te volgen aanpak en wederzijdse verwachtingen binnen het afgesproken budget.
Wat is een scope?
Een goed gedefinieerde scope omvat:
- Wat de IT-overeenkomst en de geboden oplossing precies inhouden;
- Welke specifieke functionaliteiten, diensten en resultaten worden geleverd;
- Cruciale details over beschikbaarheid en ondersteuning;
- Duidelijke afbakening van wat expliciet buiten de overeenkomst valt.
In de praktijk ontstaan vaak misverstanden doordat afnemers aannemen dat bepaalde elementen binnen de scope vallen, terwijl leveranciers dit helemaal niet zo bedoeld hebben. Dit komt bij zowel het MKB als bij grote ondernemingen voor en kan leiden tot onverwachte kosten, vertragingen en conflicten.
Door de scope zorgvuldig te omschrijven, creëren beide partijen een helder kader voor hun samenwerking. Dit voorkomt verrassingen, misverstanden en teleurstellingen tijdens de uitvoering van het IT-project.
Tips om misverstanden te voorkomen
- Wees specifiek in uw omschrijvingen van verwachtingen.
- Definieer expliciet wat niet tot de scope behoort.
- Gebruik heldere, niet-technische taal die voor beide partijen begrijpelijk is.
- Neem bepalingen op over hoe om te gaan met eventuele scopewijzigingen.
Voorkom vervelende verrassingen
Door duidelijke afspraken te maken over de scope, kunt u vervelende verrassingen achteraf voorkomen. Denk hierbij aan onverwachte meerkosten of de verplichting om extra te betalen vanwege vendor lock-in. Vendor lock-in is de situatie waarbij de afnemer afhankelijk is/wordt van een specifieke leverancier voor producten of diensten, waardoor overstappen naar een alternatief vaak moeilijk is en tot hoge kosten kan leiden.
Een zorgvuldig vastgelegde scope biedt voordelen voor zowel de klant als de leverancier:
- Vermijding van onverwachte meerkosten;
- Voorkoming van teleurstellingen over niet-geleverde functionaliteiten;
- Reductie van tijdrovende discussies achteraf;
- Minimalisering van het risico op vendor lock-in
Waar moet een scope aan voldoen?
Het is belangrijk om de scope helder en eenduidig te formuleren. Dit betekent dat de scope zorgvuldig moet worden afgebakend en raakvlakken en afhankelijkheden moeten worden beschreven. De scope hoeft niet alleen te bestaan uit een beschrijving van de diensten, maar kan ook de achterliggende doelstellingen bevatten.
Wanneer de scope nog niet volledig duidelijk is, wat ongewenst maar soms onvermijdelijk is, dient in ieder geval zo nauwkeurig mogelijk te worden overeengekomen hoe de definitieve scope zal worden bepaald. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van een plan van aanpak of het gebruik van agile ontwikkelmethoden.
We helpen u graag
Als u twijfelt over de manier waarop u de onderhandelingen met uw leverancier of uw klant moet ingaan of wat u precies contractueel moet vastleggen, is het sterk aan te raden professionele hulp in te schakelen. Onze ervaren ICT-juristen kunnen u bijstaan bij het opstellen van een waterdicht contract dat uw belangen beschermt.
