Je hebt ze netjes laten opstellen: je algemene voorwaarden. Misschien staan ze op je website, of stuur je ze mee als bijlage bij je offerte. Maar wist je dat je voorwaarden lang niet altijd geldig zijn, ook als je klant het contract heeft getekend? In de praktijk gaat het verrassend vaak mis. En dat kan je duur komen te staan.
Het probleem: ze staan er wel, maar werken niet
Stel je voor: een klant betaalt niet op tijd. Je verwijst naar je betalingsvoorwaarden, maar de klant zegt dat hij die nooit heeft ontvangen. Of je leverancier levert gebrekkige spullen en verschuilt zich achter zijn eigen voorwaarden, die jij nooit hebt gezien. Wie staat er dan in zijn recht?
De wet is op dit punt streng. Je mag niet zomaar aannemen dat iemand gebonden is aan je voorwaarden. De basisregel is simpel: je moet je klant of zakenpartner een echte kans geven om de voorwaarden te lezen, vóórdat of op het moment dat jullie de deal sluiten. In de praktijk betekent dit dat je de voorwaarden moet overhandigen. Een verwijzing in de kleine lettertjes op je factuur is in veel gevallen niet genoeg.
Hoe zorg je ervoor dat je voorwaarden wél standhouden?
Er zijn een paar praktische stappen waarmee je voorkomt dat je voorwaarden waardeloos blijken:
- Overhandig ze op tijd
Stuur je voorwaarden mee met de offerte of het contract. Niet pas achteraf bij de factuur. - Laat tekenen voor ontvangst
Een handtekening of een vinkje bij “Ik heb de algemene voorwaarden ontvangen en gelezen” is goud waard als er later discussie ontstaat. - Denk aan de digitale route
Sluit je overeenkomsten online? Dan moet je de voorwaarden ook digitaal goed beschikbaar maken, zodat je klant ze kan opslaan en later nog kan raadplegen. - Zorg voor een duidelijke vindplaats
Verwijs je naar een website? Zorg dan dat de voorwaarden makkelijk vindbaar zijn, bij voorkeur met een directe link naar de pagina. - Let op de inhoud (de kleine lettertjes)
Zijn je voorwaarden onredelijk? Dan kan een rechter ze alsnog van tafel vegen. Denk aan extreem lange betalingstermijnen of buitensporig hoge boetes. Redelijkheid telt. - Bouw voort op de relatie met vaste klanten
Doe je regelmatig zaken met dezelfde partij en kent die jouw voorwaarden al uit eerdere overeenkomsten? Dan sta je sterker. Maar let op: vertrouw hier niet blind op, voorkomen blijft beter dan genezen.
Niet alles staat in dit blog
Dit blog geeft je de belangrijkste aandachtspunten, maar de regels rond algemene voorwaarden kennen meer nuances dan hier behandeld. Denk aan branchevoorwaarden, internationale overeenkomsten of de situatie dat twee partijen allebei hun eigen voorwaarden van toepassing verklaren (de zogenoemde “battle of forms”). Wil je zeker weten dat jouw voorwaarden kloppen en standhouden? Laat ze dan checken door een specialist.
Wil je weten of jouw algemene voorwaarden goed zijn ingericht? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.