Het bestuur van een vennootschap is verplicht een ‘deugdelijke administratie’ te voeren waaruit de rechten en plichten van de vennootschap blijken. De vraag is wat moet worden verstaan onder ‘deugdelijke administratie’ en wat de mogelijke gevolgen voor het bestuur van de vennootschap zijn indien er (achteraf) sprake blijkt te zijn van een ondeugdelijke administratie. Daarnaast biedt het voeren van een deugdelijke administratie vele voordelen voor de vennootschap indien de vennootschap controleplichtig is. Indien de administratie van de vennootschap in orde is, zal een controlerend accountant eerder een goedkeurende verklaring afgeven. Daarnaast kan een deugdelijke administratie van belang zijn in het kader van een due diligence onderzoek als er sprake is van een fusie of overname. Bijkomend voordeel is dat een deugdelijke administratie leidt tot informatie op basis waarvan het management de vennootschap kan ‘sturen’.

Bestuurdersaansprakelijkheid

Wanneer het bestuur niet voldoet aan de administratieplicht dan kan dit in geval van faillissement van de vennootschap leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid. Dit betekent dat de bestuurder(s) hoofdelijk aansprakelijk gehouden kan/kunnen worden voor alle schade in de boedel als gevolg van het voeren van een ondeugdelijke administratie door het bestuur van de vennootschap. De betreffende curator zal in dat geval de bestuurder(s) aansprakelijk kunnen stellen. Het niet op tijd deponeren van de jaarrekening kan bijvoorbeeld al leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.

Deugdelijke administratie

Om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen is het voor het bestuur van een vennootschap van belang om te weten waar deze administratieplicht aan dient te voldoen. De belangrijkste verplichting is het voeren en bewaren van een administratie waaruit de economische toestand van de vennootschap blijkt. De rechten en plichten van de vennootschap moeten altijd inzichtelijk te zijn.

Het beheren van contracten behoort tot een ‘deugdelijke administratie’. Voor iedere factuur  dient er een contract op basis waarvan de factuur betaalt moet worden. Dit kan een inkoopcontract zijn, maar ook een verkoopcontract of algemene voorwaarden. In ieder geval is een contractuele grondslag vereist voor een factuur.

Vennootschap welke controleplichtig is op grond van art. 2:393 BW

Indien de vennootschap onder de wettelijke controle valt, is het doel van deze controle het versterken van het vertrouwen. Denk hierbij aan klanten en/of leveranciers die de jaarrekening beoordelen om een beeld van de financiële situatie van de vennootschap te vormen.

Indien er voor facturen geen contracten zijn, zal de accountant dit aantekenen bij de interim en jaarrekeningcontrole en de aanbeveling doen aan het bestuur van de vennootschap om alsnog tot een contract te komen. Indien het vaker voorkomt dat er facturen zijn zonder contract kan dit gevolgen hebben voor de accountantsverklaring.

Due diligence bij fusie of overname

In het geval de aandeelhouders van de vennootschap de vennootschap willen verkopen of laten fuseren, is het in de praktijk de standaard dat de potentiële koper een ‘due diligence’ onderzoek uit zal voeren. Dit betekent dat er onderzoek wordt gedaan naar de (financiële) situatie van de vennootschap. Het is in dat kader dan ook van groot belang dat de rechten en plichten van de vennootschap in ‘beeld’ zijn. Een belangrijk onderdeel voor de waarde van een over te nemen bedrijf zijn de klanten (debiteuren). Indien de vennootschap duidelijke en goed gearchiveerde contracten heeft zal dit  voordelig zijn voor het due diligence onderzoek. Er kan dan een hoger overnamebedrag worden geboden of er komen betere fusievoorwaarden naar voren. Indien achteraf blijkt dat contracten niet goed zijn ‘gemanaged’ en niet kenbaar zijn gemaakt aan de wederpartijen kan dit ertoe leiden dat de verkopende vennootschap schadeplichtig wordt op grond van onrechtmatige daad.

Interne overeenkomsten

Overeenkomsten die meestal niet schriftelijk worden vastgelegd zijn met name ook de ‘interne’ overeenkomsten. Dit zijn bijvoorbeeld de overeenkomsten die een vennootschap aangaat met haar directeur-grootaandeelhouder (DGA) of overeenkomsten tussen vennootschappen die behoren tot hetzelfde concern (bijvoorbeeld een holding-werkmaatschappij). Alle rechtshandelingen tussen een bv en haar enig aandeelhouder, waarbij de bv wordt vertegenwoordigd door deze aandeelhouder, moeten verplicht schriftelijk worden vastgelegd. Denk hierbij aan de arbeidsovereenkomst tussen de DGA en de holding en de daarmee samenhangende overeenkomsten, zoals een gebruikersovereenkomst voor de auto van de zaak en leningen.

Indien deze overeenkomsten niet schriftelijk worden vastgelegd, terwijl dit op grond van de wet wel is vereist, dan loopt de DGA het risico dat een curator in geval van faillissement van de bv de rechtshandelingen kan vernietigen. Indien een vergoeding aan de DGA niet schriftelijk is vastgelegd dan loop je het risico dat de ontvangen vergoedingen terugbetaald moeten worden aan de curator aangezien deze betalingen als ‘onverschuldigde betaling’ worden aangemerkt nu er geen schriftelijke grondslag hiervoor is.

Managementinformatie

Naast de administratie vormt het beheren en managen van het contract ook een belangrijk onderdeel van de administratieplicht. Inzicht in looptijden van contracten en eventuele opzegtermijnen zijn belangrijke gegevens die dienen als managementinformatie waarop het bestuur van de vennootschap kan ‘sturen’. Het bestuur van de vennootschap verkrijgt zo een helder beeld van de rechten en plichten, maar ook tegen welke condities er goederen en/of diensten worden ingekocht of verkocht. Een contractmanagementsysteem is hierbij erg belangrijk.

Conclusie

De conclusie is dat het voeren van een deugdelijke (contract) administratie van groot belang is voor de vennootschap om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen in geval van faillissement. Tevens vormt een deugdelijke (contract)administratie één van de voorwaarden voor de goedkeuring van de jaarrekening door de accountant (indien de vennootschap controleplichtig is). Daarnaast is een deugdelijke (contract)administratie een voordeel bij een zogeheten due diligence onderzoek indien de vennootschap onderwerp is van een fusie of overname. Jurato is graag bereid om de ondernemers hierin te adviseren en te ondersteunen, bijvoorbeeld bij de implementatie van een contractmanagementsysteem.